Ce challenge est porté par :

Attentes principales

Notre attente en une phrase : répondre à la problématique « comment mettre en place une organisation pour la livraison des produits de ferme de notre collectif qui soit pérenne et durable ? ».
Le projet est né début 2020 de la rencontre de plusieurs agriculteurs livrant des produits de leur ferme dans l’agglomération toulousaine dans des magasins spécialisés et en direct auprès des consommateurs. Le manque de produits, de largeur de gamme et les coûts et contraintes d’acheminement ont conduit à une réflexion partagée et à la volonté de s’unir pour mettre en œuvre de nouvelles solutions.

Description détaillée

Les problèmes rencontrés sont de divers ordres et se situent sur les divers « plans » suivants :
Sur le plan de la production, la question est de pouvoir produire - seul ou avec des partenaires faisant partie d’un même collectif - des produits constituant une largeur de gamme suffisante pour intéresser des consommateurs.
Sur le plan de la prise de commande, le temps consacré à la gestion des commandes est souvent beaucoup trop important au regard des quantités concernées et du besoin de temps réservé nécessairement à la production.
Sur le plan de la préparation de commande, la même problématique intervient, et cela est très variable en fonction des saisons et des jours de livraison.
Sur le plan de la livraison, les problèmes se placent autour du temps nécessaire pour livrer les consommateurs, des frais engendrés (main d’œuvre salariée, véhicule et carburant), de l’empreinte écologique de ces livraisons. Se posent des problématiques de logistique, d’attente aux lieux de rendez-vous, de gestion des produits frais, de la chaine du froid.

Contexte

Notre problématique n’a pas attendu le contexte de la pandémie de Covid-19 pour apparaître mais cette dernière a renforcé le caractère prioritaire pour nous, de mener rapidement à bien notre réflexion.
Cette réflexion vise à répondre à la problématique « comment mettre en place une organisation pour la livraison des produits de ferme de notre collectif qui soit pérenne et durable ? ».
En la matière et dans un passé proche, nombreuses sont les initiatives qui ont périclité.
Le besoin est de lutter contre les causes d’échec des initiatives lancées localement en matière de circuit court. La solution que nous voulons mettre en place doit permettre de s’appuyer sur les facteurs clés de succès qui rendront notre initiative pérenne et durable.
La pandémie du Covi-19 a mis en évidence la manque de réseau existant et efficace pour mettre en relation les producteurs locaux avec les consommateurs. La Région Occitanie soutien les initiatives émergeant dans ce sens. Nous souhaitons mettre en place un système permettant aux producteurs de notre collectif de livrer ou de faire livrer les produits de leur ferme dans l’agglomération toulousaine. Nous souhaitons créer et conserver un lien avec les consommateurs par des moyens compatibles avec le temps que chaque producteur peut consacrer à la « relation clientèle » et aux attentes des consommateurs eux-mêmes (discussion lors des livraisons, visites de ferme, information via les réseaux sociaux ou autre, etc…)
Les attentes des consommateurs sont en pleine mutation et notre collectif entend identifier et répondre au plus près à leurs attentes.
Plus largement le contexte socio-économique actuel est propice à l’émergence des systèmes alimentaires alternatifs permettant de répondre aux enjeux d’ordre environnemental, économique et sociétal.
Nous identifions qu’un partage des tâches entre les producteurs, les partenaires (pouvant assumer une partie de la chaine : transport, préparation de commande, stockage, livraison…) et les consommateurs (« consommacteurs ») est un facteur clé de succès et un gage de rentabilité et de pérennité du projet.
Nous souhaitons une solution qui soit pérenne (équilibrée et respectueuse des intérêts de chaque membre du collectif), durable (vertueuse dans son fonctionnement sur le plan du Développement Durable), et résolument construite sur les attentes profondes de chaque acteur, qu’il soit producteur, partenaires ou consommateur.
Le collectif de producteurs est accompagné par le cabinet Religo, représenté par Stéphane de Marcillac.

Principaux verrous

La principale difficulté réside dans la recherche de moyens permettant la mise en place d’un système garantissant la pérennité du collectif.
Les principaux verrous se situent, comme évoqué précédemment, sur les divers « plans » suivants :
Sur le plan de la production :
- Comment recueillir l’avis des consommateurs sur les besoins de nouveaux produits (produits manquant dans notre offre)
- Comment trouver un producteur, au sein du collectif ou en dehors, qui sera en mesure de fournir ce nouveau produit
- Comment planifier nos productions en fonction de ces nouveaux besoins, de nos capacités et de la rentabilité de production de ces nouveaux produits

Sur le plan de la prise de commande :
- Comment recueillir les commandes des consommateurs (si possible sans ressaisie) de façon à en faciliter la préparation
- Peut-on déléguer cette étape ? à qui ?
- Comment, idéalement, rassembler ces commandes entre les différents producteurs
- Comment mettre à jour la liste des produits affichés en fonction de leur disponibilité réelle (rupture de stock ou affichage de date prévisionnelle de disponibilité)

Sur le plan de la préparation de commande :
- Comment faciliter la préparation des commandes pour les producteurs ou leurs collaborateurs : comment transmettre les informations utiles aux personnes préparant les commandes autrement que de manière orale
- Peut-on déléguer cette étape ? à qui ?
- Comment, idéalement, mutualiser la préparation de commandes entre les différents producteurs
- Comment mettre à jour la disponibilité réelle des produits (rupture de stock ou affichage de date prévisionnelle de disponibilité)

Sur le plan de la livraison : pour un producteur, quelle est sa capacité à gérer cette étape, est-ce nécessaire pour lui de livrer pour garder le contact avec ses consommateurs ?
- Quelle est la meilleure façon de mettre à disposition les produits (plateforme, lieux de rendez-vous, casiers distributeurs automatiques, faire appel à des particuliers ou des intermédiaires)
- Comment réduire les frais engendrés (temps passé ou main d’œuvre salariée, véhicule et carburant)
- Comment optimiser une tournée (collecte et distribution)
- Comment calculer et réduire l’empreinte écologique de ces livraisons.

Sur le plan de la relation clientèle :
- Comment un producteur peut garder le lien avec les consommateurs s’ils ne les livrent pas directement
- Comment un consommateur peut-il comprendre et accepter les contraintes qui limitent le producteur dans sa disponibilité à assurer le lien étroit que le consommateur pourrait attendre.

D’autres verrous se situent sur le plan socio-relationnel que ce soit entre les producteurs eux-mêmes ou entre les producteurs, les partenaires et les consommateurs : mauvaise cohésion du groupe, implication inégale des membres, capacité d’engagement, articulation entre opportunisme commercial, entraide au sein du collectif, cohérence entre valeurs du collectif et convictions personnelles (voire même éventuel militantisme).
- Sur le plan de la gestion globale, pouvons-nous créer un collectif (producteurs, consommateurs, partenaires) avec une marque ? Le management de ce collectif peut-il prendre la forme du « management libéré » ? Quelle mode de rétribution des engagements de chacun ?

Les ressources mobilisées

Nous pouvons mettre à disposition notre expérience sur les problématiques rencontrées dans le quotidien des livraisons. Nous pouvons aussi partager le résultat des réflexions entamées en collectif depuis le débit de l’année 2020 autour des problématiques de production, de gestion des commandes et de la livraison ainsi que des problématiques d’attentes diverses selon les partenaires.
Ces réflexions sont alimentées par celles d’une équipe d’étudiants de 4ème année l’EI Purpan travaillant sur les éléments suivants :
• Mapping des initiatives existantes localement et sur le plan national et des facteurs clés de succès
• Cartographie des parties prenantes (producteurs, transporteurs, magasins spécialisés, consommateurs, «consommacteurs», partenaires, intermédiaires, collectivités locales…), de leur capacité d’implication et de leurs attentes
• Proposition de solutions visant à garantir la pérennité et la durabilité du projet collectif et recommandations sur la démarche entreprise par notre collectif.

ThèmeConcernéCommentaire
Planning de production et gestion des ressourcesConcerné Fonctionnel

Nous sommes déjà en capacité à produire divers produits mais ne couvrons pas une largeur de gamme suffisante.

Prise de commande et gestion de l’offreConcerné Projet en cours

Les prises de commandes sont déjà effectives mais ne reposent pas sur des outils spécifiques. Le choix d’une solution adaptée est à faire.

Gestion de la production de stocksConcerné Projet en cours

La gestion de la production et des stocks est effective mais consommatrice de temps et n’est pas en lien direct avec la prise de commande. L’apport d’une solution digitale pouvant faciliter cette étape est à étudier.

TraçabilitéConcerné En réflexion

La traçabilité est assurée mais une solution digitale intégrée est attendue.

Transport et DistributionConcerné Projet en cours

Les transports et la distribution sont assurés en interne. L’étude d’une mutualisation et/ou d’une externalisation est en cours et du support sur cette question est souhaité.

Livraisons/Litiges
et retours
Concerné En réflexion

Le suivi des livraisons, litiges et retours est assuré mais une solution digitale serait un plus. Il y a une question autour de l’intérêt d’avoir une gestion unique des livraisons ou une gestion spécifique selon la zone géographique d’appartenance des producteurs (Nord, Sud, Est, Ouest toulousain).

Evaluation de la performance du système (éco, enviro, socio)Concerné Projet en cours

Le souci de l’évaluation et de la réduction des impacts environnementaux est primordial et constitutif de notre projet mais la méthode ou les moyens sont à étudier.

Catégories : Non classé

5 commentaires

Shu_Pandobac · 13 octobre 2020 à 11 h 51 min

Bonjour, avec Pandobac, nous proposons un service d’emballages réemployables pour la livraison de produits. Nous avons également développé un système de suivi et de traçabilité, qui est indépendant de tout système de gestion, mais qui pourrait s’intégrer à d’autres. Au plaisir d’échanger.

    Stephane de Marcillac · 14 octobre 2020 à 10 h 47 min

    Bonjour, merci de l’intérêt que vous portez à notre challenge. Voulez-vous que nous nous appelions pour échanger sur votre proposition d’emballage ? Votre solution pourrait nous aider dans notre objectif de réduire notre impact environnemental. Nous cherchons notamment à mesurer notre impact avant et après la mise en place de notre solution, si vous avez des solutions pour faire cette mesure, nous sommes preneurs ! Je suis joignable au 06 81 56 35 49 ou à stephane@religoergosum.fr

La Charrette · 27 octobre 2020 à 12 h 33 min

Bonjour! Nous serions ravies d’y réfléchir avec la Charrette : ). Je suis disponible pour échanger ! laura@lacharrette.org

Mathilde Cadene · 29 octobre 2020 à 15 h 02 min

Bonjour Stephane,

Pour répondre au besoin d’optimisation des tournées et collecte et distribution, je vous propose de découvrir l’outil HIGHWAY de l’entreprise SmartMonkey : https://smartmonkey.io

Il s’agit d’une entreprise espagnole, basée à Barcelone, pour laquelle je travaille sur des missions ponctuelles avec la France.
Dans un souci de partage de l’information avec la communauté, je vous la donne par ce biais, et si vous le souhaitez nous pouvons en discuter plus longuement à posteriori (mail: cadenemathilde@gmail.com).

Brièvement, Highway utilise la géolocalisation, permettant :
1 – le classement des points de collecte / livraison dans un ordre optimum pour la réduction du nombre de km parcourus
2 – la création d’une route optimale / véhicule
3 – l’intégration si nécessaire sur une même route de points de collecte et de livraison
4 – le partage facile de la route avec le chauffeur via un lien sur lequel il marquera les points réalisés au fur et à mesure
5 – le suivi en direct de l’avancée de chaque route
6 – la modification si nécessaire d’une route durant sa réalisation
7 – la création de rapports détaillés sur chaque route
8 – la réduction du temps de planification

En espérant pouvoir participer à la résolution de votre challenge, bien cordialement,

Mathilde Cadene

DYNAPSE · 13 novembre 2020 à 10 h 32 min

Bonjour,

Pour toute la partie concernant la prise de commandes :
Dynapse est spécialiste de la prise de commande en circuit courts et notamment pour les collectifs de producteurs. Nous pouvons donc échanger pour trouver un outil qui simplifiera votre gestion.
Plus d’informations sur les outils globaux : https://dynapse.fr/

Par ailleurs, il existe de nombreuses possibilités d’échanges vers d’autres outils (via Import/export) ou automatisés et ce afin de vous éviter de la saisie.

Eric.

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